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2021/06/10
【セールスエンジニアのプリザンター奮闘記】 第3回) 問合せメールの管理はどうされていますか?

問合せメールの管理方法

こんにちは、CCS茶本です。

ホームページに設置した問合せフォームや、問合せ用メールアドレス宛にくる問合せの管理は、みなさんどうされていますでしょうか?

当社では、実際のサービスに関する問い合わせもありますが、協業や売り込みといった営業的な問合せも多くあります。今まではこれらを単にメールで受信していて関係者で確認して対応していたのですが、これだと単にメールボックスにメールが溜まり誰が対応しているのか、対応は完了しているのかが不明な状態であることが多々ありました。

そこで、当社内で管理しているプリザンターに送信されてきたメールをため込み、管理するように変更しています。
実際にどのように行ったかの詳細は次に説明します。

プリザンターへの問合せメールの取込について

プリザンターへのメールの取込の当初は、担当者を決めて問合せメールを1件1件プリザンターへ手で登録していました。(ちなみに、プリザンターの前は・・・ Excelでの管理でした)
この時に、「不要と思われるメールは入力しない」などのルールもあり、結構時間のかかる作業だったのです。

このままでは業務が効率化されないということで、セールスエンジニアの私から開発担当者に「プリザンターに問合せメールを自動で取り込める機能の開発」を依頼し、自動で取込めるようにしてもらいました!

この結果、データベース(プリザンター)への入力の手間を大幅に削減でき、不要なメールは項目を追加して管理すれば良く、また対応者や対応方法もプリザンターに項目追加する事で管理でき、業務効率化が実現し、担当者にも大変喜ばれております。

受信したメールの管理はExcelでも十分という方もいるかもしれませんが、当社のようにプリザンターに取り込むことで、関係者がすぐに確認でき、対応も迅速に行う事がで、管理も楽になること間違いなしです。

プリザンターと連携する「Mail To Pleasanter」

上記で開発したアプリは自社運用もしていますが、実は連携アプリ「Mail To Pleasanter」として当社で販売をしております。
ぜひ便利なアプリですので、プリザンターを使っている方にはお勧めです。

このアプリは、単にメールを取り込むというだけではなく、メール本文を分割して取り込む事が可能なのです。

メールを分割して取り込む機能

キーワードを指定すると、取り込む列を設定することもできます。
「赤枠で囲ったキーワード部分の間の文字列」と、「最後のキーワードの場合は文末まで」が登録対象になります。




このアプリでを活用することで、自社のWebフォームで記載されて受信されるメールへ管理や、営業日報などをメールで行っている場合に、プリザンターへ自動で取り込むなど、入力ツールとして便利に使えます!

ご興味ありましたら、ぜひお問い合わせください。
また、オンラインセミナーにて、紹介しておりますので是非ご参加ください。

導入の支援、スクリプト開発などでお困りの場合は、当社で支援もいたします。
プリザンターに関する書籍(PDF版)も販売しております。
(プリザンター逆引き辞典、スタイル・スクリプトサンプル集、運用ノウハウ)

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