週報をプリザンターで管理しよう
従来、当方が所属している部門では、週報をメールで報告していました。
報告内容は大まかには決まっていますが、メール本文では必須項目を設定する事が出来ず、報告内容は担当毎にばらつきがあります。
上司は受け取った週報を見て、必要に応じてメールで返信を行い、また口頭での確認や指示をしています。
現行の問題点洗い出しとプリザンターで管理する上での必須事項
メールでの週報の場合は問題点があり、その洗い出しとプリザンターで管理する上での必須事項を検討する必要がありました。
詳細は以下になります。
① 現行問題点の洗い出し
部下
・週報の報告項目が統一されていない。
メールフォーマットでテンプレート化することもできるが煩雑になり、プリザンターでの管理を検討
・週報に対するコメントがある場合、メールベースだと埋もれてしまい、見逃してしまう恐れがある
・上司が週報を確認したか、また確認した日付が分からりづらい
メールで返信があった場合は確認した日がわかるが、返信が無い場合は確認してもらったかどうかを、更に確認する必要がある
上司
・報告項目にばらつきがあり、欲しい項目を記載していない週報がある
・指示に対する、部下の対応結果の確認が出来ない
共通
・メールベースの為、報告者と上司間の履歴管理が難しい
② プリザンターで管理する上での必要事項
・週報の項目をテンプレート化させる(報告項目や必須項目)
・報告した週報が一覧として管理・閲覧できる
・担当者別に週報が管理できる
・上司確認日の管理が出来る
・上司がコメントを入力できる
・次週以降のToDoを入力及び管理が出来る
・活動週での必要な書類を保管できる(PDFやExcel、写真等)
次回の記事では、上記事項を念頭に置いた状態で、実際にプリザンターでテーブルを作って管理していく流れを紹介します。
本ブログの内容について、もう少し詳細な内容が聞きたい、または不明点などございましたら、お気軽にお問い合わせください。
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所属部門でのプリザンター活用について
こんにちは、CCS茶本です。
当社では全社的にプリザンターを業務に活用していますが、実は部門単位でもプリザンターを活用しています。
※プリザンターを使った全社での取り組みは、インプリム社のHPに導入事例として紹介されています。
今回から数回に亘って、当方が所属している部門でプリザンターを活用している事例をいくつか紹介したいと思います。