マークダウンは『使える』のに、なぜ使われないのか

こんにちは、シーイーシーカスタマーサービスの新村です。

プリザンターには、標準機能としてマークダウン記法が用意されています。
見出しや表、箇条書きを使って情報を整理できる、とても便利な機能です。

では、その機能は実際の運用現場で、どれくらい活用されているでしょうか。

「マークダウンが使えるのは知っているが、あまり使われていない」
「書き方が分からず、結局ただの文章になっている」
「人によって書式がバラバラで、逆に読みにくい」

こうした声を耳にすることは少なくありません。

問題は、マークダウンそのものではありません。
多くの場合、“入力する側に負担がかかっている”ことが原因です。

どの記号を使えばよいのか、どんな構成で書けばよいのか、そもそも何から書き始めればよいのかを考えながら入力するのは、忙しい現場にとって意外とハードルが高くなっています。

その結果、本来は情報整理に役立つはずのマークダウンが、「知っている人だけが使う機能」「結局は使われなくなる機能」になってしまいます。

そこで今回は、マークダウン記法を“覚える”のではなく、“迷わず使えている状態を作る”という視点で、プリザンターのマークダウンを手軽に活用するための工夫をご紹介します。

特別な操作を覚えなくても、誰が入力しても、同じように整った記録が残る。そんな運用を実現するための考え方です。

発想を変える：マークダウンを「書かせない」工夫

マークダウンが定着しない理由の多くは「記法を知らないから」ではなく「入力するたびに考えなければならないから」です。

そこで発想を少し変えてみました。
マークダウンを「覚えてから書くもの」ではなく、「選ぶだけで、自然と使えているもの」にできないかという考え方です。

■入力時の“迷い”をなくす
今回の工夫では、入力画面にシンプルなUIを追加しています。

・あらかじめ業務に必要なテンプレートを用意しておく
・利用時は、テンプレートを選んでボタンを押すだけ
・整ったマークダウン形式の文章が自動で入力される

実際の動きは、こちらの画面をご覧ください。

特別な操作は一切ありません。
「議事録」「仕様書」「調査メモ」など、用途に近いテンプレートを選ぶだけで、見出しや表が整った状態で入力を始められます。
利用者は、決められた項目に必要な情報を埋めていくだけです。

■書き方が揃うと、読む側が楽になる
テンプレートを使うようになると、入力のしやすさだけでなく、読む側の負担も大きく下がります。

・どの画面を開いても構成が同じ
・どこを見れば何が書いてあるか分かりやすい
・後から見返しても内容を把握しやすい

特に、引き継ぎやレビュー、過去データの確認といった場面では、効果を実感しやすくなります。

■「自由度」を残しつつ、迷わせない
テンプレートはあくまで「型」です。内容まで固定してしまうわけではありません。

・不要な見出しは削除してもよい
・追記や修正も自由
・書き始めの負担を減らすためのもの

自由度を残しながら、最初の一歩だけを支援する。それが今回の工夫の狙いです。

マークダウン活用は「仕組み化」が鍵

マークダウンは、正しく使えればとても便利な仕組みです。
しかし、現場で定着させるためには、記法を覚えてもらうことよりも、使われる仕組みを用意することが重要です。

今回ご紹介した工夫も、特別な操作や高度な知識を求めるものではありません。
あらかじめ業務に合ったテンプレートを用意しておくだけで、利用者は迷うことなく、自然とマークダウンを使えるようになります。

一方で、こうした仕組みは

・どの項目に適用するか
・どの粒度でテンプレートを用意するか
・既存の運用ルールや画面構成とどう整合させるか
・どういったUIを用意するか

といった点を考慮しながら設計する必要があります。

記事では考え方や効果に絞ってご紹介しましたが、具体的な実装方法や、環境ごとの調整ポイントはケースバイケースです。
無理に真似をするより、実際の運用を見ながら設計した方が、結果的に安定し、長く使える形になります。

マークダウンの活用や入力支援の仕組み化について「自分たちの環境ではどうすればよいか知りたい」「実装方法や注意点をもう少し詳しく知りたい」といった場合は、お気軽にご相談ください。

弊社では、プリザンター導入・活用に関して以下のサービスをご提供しています。
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